Contratos são instrumentos comerciais extremamente poderosos, capazes de confirmar ou negar diversas situações, além de garantir ao máximo que as partes envolvidas cumpram amplamente a sua parcela nos acordos firmados.

 

E é exatamente pela sua força que eles aparecem como essenciais ao meio dos negócios, sendo estabelecidos e formalizados diariamente entre consumidores, fornecedores e prestadores de serviços nas mais variadas modalidades.

 

A grande questão é que eles possuem certa complexidade, já que é preciso ter atenção para que sejam não apenas legais, mas justos e claros para as partes interessadas, ao garantir aquilo que elas desejam.

 

Prometemos que esse conteúdo te trará tudo que você precisa saber sobre gestão de contratos, e cumprimos! Continue a leitura e confira.

 

 Não gerenciar contratos... será que é possível?

 

A gestão de contratos compreende as ações centralizadas justamente para cuidar bem dos vários contratos de uma empresa, considerando que:

 

• Eles possuem prazos e condições diferenciadas, que sem a devida atenção podem acabar gerando despesas, processos ou outras situações negativas.

 

• Legislações são alteradas o tempo todo, o que exige a revisão e ajuste dos contratos em vigência. Um contrato fora da legalidade pode trazer muitas dores de cabeça para uma empresa.

 

• Um contrato que parecia positivo ao seu cliente, pode se tornar um grande problema pela desatenção em uma cláusula.

 

• Existe uma ampla variedade de tipos de contratos, o que torna o trabalho mais complexo, além de exigir atenção adequada.

 

Um contrato não existe apenas para ser elaborado e assinado, mas também para fazer cumprir suas condições, e por isso ele deve estar de acordo com o que as partes necessitam, especialmente com as intenções e desejos dos seus clientes.

 

Considere seu ciclo de vida

Um contrato possui diversas etapas até ser formalizado, e é importante compreender muito bem cada uma delas, em busca de garantir um contrato justo entre as partes envolvidas.

 

Inclusive, um contrato possui diversas opções de encerramento, que por terem condições diferentes, podem gerar situações adversas caso não haja atenção e cuidado.

 

A seguir você verá o ciclo de vida mais básico de um contrato, mas já tenha em mente que é necessário saber as várias etapas para construir e formalizar contratos fortes.

 

As 7 etapas da criação de contratos

  

E como a gestão de contratos depende muito da criação, além da organização e revisão, veja abaixo as principais etapas para criar e manter contratos eficientes. 

 

1. Identificação da necessidade

No caso de pequenas e médias empresas, os contratos são gerados para quando a empresa precisa deste documento para formalizar negócios com os seus clientes, ou mesmo quando possui acordos a firmar com fornecedores e parceiros.

 

Pensando na gestão de contratos, neste primeiro passo o seu trabalho será reunir as informações mais básicas da sua empresa, para assim iniciar a elaboração dos documentos.

 

 2. Elaboração/análise do contrato

Com a identificação da necessidade, chegou a hora de elaborar o contrato.

 

É importante ter em mente alguns pontos quando for elaborar o contrato, como: identificar as partes, expressar com detalhes o que está sendo acordado, obrigações das partes, preço e condição de pagamento, prazo de duração e reajuste, rescisão, cláusula penal e condições gerais. 

 

Já em relação à análise, o trabalho se direciona para a avaliação de um contrato já pronto, em que você verifica principalmente as potenciais consequências, vantagens e desvantagens, entendo se deve assinar ou não. 

 

Uma gestão de contratos eficiente depende muito desta etapa, então toda atenção e cuidados extras nunca são demais para garantir que os seus contratos estejam de acordo. 

 

 3. Revisão e assinatura

Depois de elaborado, as partes ainda avaliam o contrato em busca de compreender as implicações dele, o que mais ele precisa para ficar dentro do esperado, ou o que ainda pode ser ajustado.

 

Com todos de acordo, será o momento de realizar as assinaturas, que atualmente podem ser não apenas presenciais, mas também feitas remotamente por meio de assinaturas digitais.

 

 4. Fazer cumprir e arquivar

Para uma boa gestão de contratos, é necessário se preocupar com o cumprimento deles, e o seu trabalho envolve não apenas verificar se os seus fornecedores seguem cumprindo sua parte, mas também se os consumidores deles estão em dia (a depender da empresa).

 

No caso do arquivamento, é importante organizá-los muito bem, de maneira que possam ser acessados com facilidade sempre que necessário.

 

5. Acompanhar periodicamente

E uma das etapas mais importantes não apenas do ciclo de vida, mas da gestão de contratos envolve a ação periódica de acompanhar o desempenho deles.

 

Aqui o trabalho consiste em verificar se eles estão sendo cumpridos em sua integralidade, se ações são necessárias, se as regras ou legislações mudaram exigindo alterações, se precisam ser renovados ou cancelados, dentre outras atividades.

 

Manter o acompanhamento será uma das suas tarefas principais, garantindo que nada fique de fora e traga problemas aos seus clientes.

 

6. Renovar ou encerrar

Para uma boa gestão de contratos, é preciso ter sob controle a renovação e/ou encerramento de contrato, sendo essencial sempre confirmar com as pessoas envolvidas quando essa etapa será necessária.

 

E aqui é importante não apenas observar prazos, mas verificar se o encerramento está dentro do acordado, se os valores ou datas precisam de alterações, assim como outras condições. 

 

7. Cobrar judicialmente

E é claro que, como nem tudo no mundo é perfeito, em alguns momentos será necessário que, como parte da gestão de contratos, você atue na cobrança judicial do cumprimento ou recebimento deles, mesmo com o uso de bons contratos.

 

Controle é a palavra-chave quando o assunto é gestão de contratos 

 

Você mesmo conferiu, realizar uma boa gestão de contratos demanda bastante energia e tempo. Por esse motivo, é importante que você tenha em mente que organização é um ponto básico, precisando se aperfeiçoar constantemente para garantir que tudo esteja sob controle. 

 

Para facilitar todo o trabalho, você pode utilizar plataformas que oferecem esse controle de forma automatizada. Caso você tenha interesse em conhecer uma solução, nos chame pelo Instagram @diasandradeadvogados ou pelo email advogados@ada.adv.br,